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 管理纵横
论现代企业合同管理运行机制的构建
发布时间:2023-03-21 点击: 发布:《现代商业》杂志社
摘要:合同从签订到执行的管理极其重要,建立健全完善的合同管理运行机制至关重要。  摘要:以南昌公交集团合同管理为例,针对合同管理中存在的问题提出了有效的对策,并从合同管理的执行环节阐述了如何对合同进行系统、动态的管理。  建立完善的合同执行运行机制,不仅能及时准确地防范法律风险,还能有效提高企业效率。 
关键词:现代企业管理;合同管理;合同执行
 
合同又称合同或协议,是平等当事人之间设立、变更和终止民事权利义务的协议。  合同是市场经济中企业一切行为的载体,也是纠纷和争议的源头。  合同管理的内容是指根据国家的有关法律法规,从谈判、起草、签订、生效过程中的一系列民商事法律行为,包括合同的执行、变更、转让、撤销和争议解决,直至合同失效结束。  合同管理的手段包括合同审计、合同监督和合同控制。 
 
一、建立完善的合同执行和运行机制,有助于全面提升企业的管理水平
随着经济的快速发展,合同已经成为企业参与市场经济的重要载体。  严格控制合同签订和执行的各个环节,可以有效防范经营风险,减少因不签合同或一人签合同、审查制度不完善等原因导致的合同中的业务纠纷、文字陷阱等问题造成的经济损失。 
目前,南昌公交集团(以下简称南昌公交)有很多市场化的经营活动,如包车业务、汽车维修业务、保洁保安服务外包等。  合同的签订是一种外在和内在的双向约束。不签合同相关的钱很难收,企业的权益无法得到保障。但签订合同后,对企业必须履行的义务也有要求,如时间、频次、车型、维修质量、保修期等。 
为了严格、高效地执行合同,企业必须以合同管理为中心,做好相关生产计划、生产技术、生产材料、生产资金的整体分析和管理,并针对出现的问题,在执行过程中重新审视和完善自己。  这不仅是对公司的约束,也是发展的强大动力。  比如统计签订合同总数,可以看出企业合同管理的业务覆盖面;查看合同条款,看合同是否合理,是否存在利益输送;通过看合作伙伴的业绩或违约率,可以推断其信用状况;看出租车包车与实际执行的比例,可以衡量包车方案是否适销对路;通过检查合同款是否按期收回,可以避免应收账款过多和流动资金无效的问题。 
因此,加强合同的科学管理,建立一套完善有效的合同执行和运行机制,可以全面提高企业的管理水平。 
 
二、南昌公交合同管理运行机制
南昌公交围绕合同管理专门出台了合同管理办法,要求各单位、各部门对经营活动中发生的经济事项,除即时结算的简单小事外,都要订立书面合同,并建立详细台账进行记录。  因紧急情况或条件限制不能及时签订书面合同的,应当事后签订书面合同。 
集团各部门、各单位需指定兼职合同管理员负责本部门、本单位的合同承办工作(即起草、送审、评估、登记、归档、争议解决及交易对方资质、资信审查等综合事务),并做好与企管办的对接工作。 
原则上,合同应该由我们起草或主要由我们起草。  如果是对方起草的合同,承办部门要仔细推敲合同的内容和条款。  起草的合同应当文字准确,描述清楚,用词规范,不含糊。  合同文本应优先采用国家或行业主管部门颁布的示范文本。  除合同文本外,补充合同、正式文件和信函、数据电文等。都是合同的一部分。 
合同起草后,各单位、各部门根据合同评审要求填写合同审批表,承办部门负责人签署部门意见并加盖部门公章。  由两个以上部门承办的,分别签署意见并盖章,按程序审核会签,具体为承办部门→企管办→审核部门(监审部、财务部、专业技术部)→分管领导→总经理或董事长。  合同会签后,承办部门根据权限负责合同的签署。对于应由总经理或董事长签署的合同,总经理或董事长可根据具体情况授权他人签署。  授权合同,如对方要求“授权委托书”,由承办部门办理,授权委托书必须由法人授权。  合同经审查合格后,承办部门将合同审批单、合同文本、附件及相关资料送企管处,并加盖公交集团合同专用章。 
各单位、各部门应在合同统一审核登记后,及时将合同录入南昌公交ERP合同管理模块,以便建立内部电子参考台账。  各单位综合部门或管理处应按照《南昌市公共交通企业档案管理办法》对合同进行年度归档管理。 
合同生效后,承办部门负责合同的执行,并及时如实记录合同执行情况;如有必要,还应提交对方确认。  合同执行中如有新的问题,承办部门应向主管领导汇报,并尽快与对方协商签订补充合同,以减少我方的损失。  合同内容需要补充、变更或解除的,应填写《合同变更申请审批表》,程序与合同审批、签署相同。  双方在合同执行过程中如发生争议,应本着互信互利的原则协商解决:协商一致的,应订立书面协议,由双方代表签字并加盖合同专用章;协商不成的,决定采取诉讼或仲裁方式处理合同纠纷,对方当事人提起诉讼的,承办部门应将合同签订、执行、纠纷及协商情况整理成书面材料,连同相关证据一并送企管办,并按《南昌公交法律事务管理办法》的有关规定处理。 
 
三、南昌公交合同管理存在的问题及对策
各单位、各部门是公交集团合同管理的第一责任方。企管办代表集团层面对各单位、处室的日常合同管理进行检查,对重大合同执行情况进行监督,并向集团领导汇报监督考核建议,酌情纳入各单位、部门年度考核。 
1。合同管理常见问题
根据之前对合同管理的检查,主要容易出现以下问题:
(1)合同法制观念淡薄,风险意识差。  很多单位和部门的负责人认为合同管理可有可无,缺乏合同管理风险意识,导致单位或部门合同管理不完善。为了尽快获得大量业务,他们往往改为口头签约。  南昌公交在发展过程中,先后有多家子企业被清算注销。在对这些子企业的专项检查中,经常发现很多业务文书没有合同文书,没有经办人员的签字,没有对方单位的公章,无法通过法律手段挽回企业权益,给企业造成巨大损失。 
(2)合同管理专业人员缺乏,不专业。  企业必须对签订的合同进行严格审查,否则大量不合规的合同将生效,对企业整体经营目标的实现产生严重的负面影响。  因此,合格的合同管理人员需要具备一定的综合素质:不仅要熟悉本单位、本部门的业务,还要具备一定的专业技术知识,尤其是法律知识。  但现实中,很多单位和部门的合同管理人员往往在其他岗位兼职,只能做一些水平有限的简单流程工作,尤其缺乏必要的法律知识,无法对合同涉及的相关法律问题做出正确判断,给合同的合法性带来隐患。  此外,合同条款设计不能有疏漏,重要条款需要反复推敲和模拟,表达不含糊,才能很好地防范合同风险。  如公司与下属企业经营者签订合同,对30万元以上超额利润的分配方式存在书面表述不明确,导致采用累进法还是平行法计算产生争议。 
(3)合同管理部门和管理制度不健全,合同管理手段落后。  企业内部合同管理部门和管理制度不健全,订立或执行合同没有统一标准,导致合同签订流程和合同文本不规范,合同版本多种多样;合同内容不完整,合同主要条款不完整,条款过于简单或者不明确;合同文本不准确、含糊不清甚至有冲突。  根据《中华人民共和国合同法》的规定,法人的分支机构只有经法人授权才能对外签订合同。实践中,分行擅自对外签约的情况时有发生。有些企业在签订合同时,甚至在没有对对方的信用状况、法人营业执照或自然人的身份证明进行必要的调查和审查的情况下,就贸然签订合同。这些行为给合同的合法性和后续履行带来严重隐患。  此外,一些企业的合同管理信息化程度较低,仍采用传统的手工方式,严重影响了合同的备案、查阅和进度分析,甚至造成纸质合同的丢失。  因此,不完善的制度和落后的管理方法会导致企业与其他单位沟通协调的效率和效益低下[1] 
(4)重视合同的静态管理指标,而忽视合同执行过程中各个环节的动态管理。  在实践中,大多数企业在第一次签订合同之前,会更加注重审查对方的信用状况和履约状况。第二次、第三次签合同时,往往会忽略对对方信用状况的重新审查。  对方过去的履约能力强,不代表目前也有同样的能力。南昌公交某子公司与另一单位签订供货合同时,对方单位已经面临工商注销,无法开具供货发票,导致该子公司无法取得发票,无法抵扣税款。  其他合同约定三年内支付质量保证金。结果三年期满,企业未能支付,被对方单位起诉。  因此,要做好合同管理,必须同时做好合同前和合同后的管理,以保障企业的合法权益。 
 
2。合同管理常见问题的对策
针对企业合同管理中的常见问题,可以从以下五个方面入手,有效提高企业合同管理的水平和能力。 
(1)加强宣传,强化全体员工合同的法律观念和风险意识。  企业包括各级领导和员工都要加强对合同管理重要性的认识,认真学习相关法律法规,学会用法律手段维护企业的合法权益。  合同管理者应认真履行职责,学会以法律为准绳,有效控制合同,尽力化解企业面临的潜在风险。 
(2)提高合同管理人才的职业素养,完善企业合同管理体系。  任何事情都需要人先完成,所以首先要严选合同经理。  通过“请进来、请出来”的方式创造条件,对合同管理人员进行专业培训和相关法律知识学习,提高其综合素质,使合同管理专业化、法制化。 
企业的合同管理要有章可循,要符合自身实际,从合同的开始、执行、终止等方面制定全面的合同管理制度。  这些系统应包括:合同的集中管理;合同分类的特殊管理;合同专用章的管理;合同台账和统计报表管理、合同备案管理、合同执行监督管理制度。 
(3)加强合同的动态管理,时刻关注合同对方的资信和履约能力。  合同的动态管理不仅体现在合同签订的前期调查和信用审查,还包括对合同签订、执行和终止的整个动态执行过程的实时监督和定期检查:合同签订前,应注意审查对方的主体资格和信用;在合同谈判中,要仔细推敲合作条款,看是否存在潜在的风险和对自己不利的约束性条件和要求,特别要注意合同修改、索赔、撤销等条款是否公平,确保自己的合法权益;在合同签订过程中,还是要注意审查对方的主体资格和信用状况,避免对方盗用公司合同专用章签订合同等虚假行为的发生,确保合同文本的合规性;在合同执行中,要实时掌握对方的履约能力,采取有效措施,不断改进和提高合同的履约水平,防止履约异常;在合同结算和支付过程中,企业应严格审核已完工项目,控制好支付关口,避免利益损失。  只有对合同的各个环节进行严格的监督和管理,才能更好地防范合同纠纷和法律风险,更好地保护企业的合法权益[2] 
(4)做好违约索赔管理,最大限度减少企业损失。  一旦违约,合同经理应协助合同经理正确估计违约造成的后果。  如我方违约,应尊重对方的合法权益,积极与对方协商,尽力采取补救措施减少我方损失:如中止执行,待受阻事项消失后继续执行;或者终止执行,赔偿损失。  如果对方违约,我们应该坚持原则,保护自己的合法权益不受侵犯。  可以采取协商、仲裁或诉讼的方式要求对方承担缔约过失或违约责任。  双方都有责任的,应当实事求是,分清轻重缓急,通过协商或者其他方式解决[3] 
(5)充分发挥国家监督的作用。  在南昌公交合同管理中,公交企业各级员工有权向集团监督检查部门举报、揭发七种损害企业利益的行为。  如举报属实,南昌公交将对举报的工作人员给予物质奖励,并为其保密。  对给企业造成重大经济损失的合同,将追究直接责任人的经济或行政责任;构成犯罪的,移送司法机关处理。 
鉴于合同在企业经济工作中的重要性,南昌公交建立了现代企业合同管理风险规避体系,完善了合同签订主体资格审查、规范性文件审查、授权、专用章管理、合同台账登记备案、诉讼案件管理等程序,使企业合同管理健全规范,并及时准确地提供统计数据和相关信息。  据统计,2017年南昌公交共签订合同270份,其中收入合同99058981.44元,支出合同529314521.77元。无合同纠纷,合同履约率达100%,受到业内人士和上级部门的好评。企业被授予“重合同守信用优秀企业”称号。 
 
参考文献
[1] 沈怡生.新形势下内部控制促进公司经营发展[J]. 知识经济,2018,(13):90-91
[2] 白翠莲. 论合同管理在现代企业管理中的重要性[J]. 法制博览,2014,(11):244-245,215
[3] 闫红玲. 企业合同管理常见问题及对策[J]. 现代经济信息,2014,(16):119-119