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企业“互联网+”财务转型探析
时间:2019-11-05 14:19:07    来源:www.xiandaishangye.cn    浏览次数:    杂志首页    我来说两句()

 李肖依  中国电能成套设备有限公司  北京  100080 

 

摘要:企业商业合作的过程中,面对众多的成套企业成套企业的财务部门承担着收款、退款、开发票等重复性高而耗时的工作。随着由于商业合作项目量的增加,会计核算的工作量也不断增大。为解决财务部门工作量繁重的问题,运用互联网、云计算对大数据进行处理,推进财务工作从会计核算向风险控制、管理分析、战略分析转型。

关键词:互联网;财务转型

中图分类号:F275    文献标识码:A    文章编号:1673-5889(2019)27-0000-02

 

随着我国法律制度及企业会计制度的不断完善,使市场竞争更加规范化,引导行业的诚信发展,给企业的发展带来了挑战与机遇。

 

一、企业财务转型基本情况

企业的财务管理主要会经历三个发展阶段:过去的传统手工阶段、现在的半自动阶段以及将来的全自动阶段。在传统手工阶段,招标工作全部由人工完成,整个过程需要大量纸质资料,结算则使用便携式汇票;在半自动阶段中,在电子商务、OA办公系统和项目管理系统的帮助下,企业商务合作过程通过纸质资料与存贮于U盘的电子资料相结合的方法大大减少了财务人员的工作量,结算方式则大部分借助网上银行支付(B2B、B2C);而现在逐步实行的全自动阶段以“互联网+智能采购”模式,通过电子交易平台,一定程度或完全放弃纸质文件,全部使用计算机和网络完成相关活动,全部由银联平台支付完成结算。

 

二、财务核算的特点

中国电能成套设备有限公司是一家从事招标采购、设备成套、工程咨询、设备监理服务业的公司。目前每年招标采购服务达800多个项目,涉及电力、煤炭、铝业、铁路等产业领域,2018年招标业务多达近900个批次,业务范围广泛,从火电、水电、核电、新能源综合产业等,年招标金额近500亿元。

随着成套公司内、外部市场的开拓,招标采购项目数量逐年增加,会计核算工作仍然是最消耗财务人员工作时间的工作。财务人员需要处理的银行收款、银行付款以及开具发票业务数据量也逐年增加。成套公司一年的银行收款量最高达到4.2万笔,银行付款量最高达到1.6万笔,开具发票数量达到3.2万张。财务会计基础工作量大,录入凭证、开具发票、银行对账等工作耗费大量的时间,并且每个环节都是手工操作,较容易发生记账和发票开具信息录入错误。要实现公司长期可持续性良性发展,就必须解决员工满负荷工作问题。成套公司选择以信息化方式减轻财务人员的工作压力,利用互联网等技术来解决大量的财务数据,将财务人员从繁重枯燥的重复性工作中解放出来,逐渐实现向管理分析财务转型的的目标。

 

三、财务工作的过去和现状

(一)使用会计电算化手工录入凭证

    成套公司作为大型公司经常需要和银行合作办理业务在商谈合同的过程中往往使用支票支付的方式在公司支出或收入支票后,往往需要由财务部工作人员手动录入数据在现代社会,企业越发注重全能型人才。将员工束缚在单一重复的工作中,毫无疑问这是一种人工实用性的浪费。大量的简单工作耗费了大量人工时间人总会犯错,这是人工录入的另一个缺点。可以看出,在以前的工作流程下,工作效率很低。

财务部门的工作繁重,最重要的是接收转账款项与记录银行收款凭证要记清楚公司业务的每一笔帐。在开发票时人工录入发票信息记录在数据库中,以便后续需要时及时进行查询。在确认购买文件收入后,还需要记录凭证确认真实收入。收到保证金后,归档整理银行收款凭证在公司中标后,谈判合同需要开具发票时,记录下发票所有信息每次开支票或者支出收入时都必须记录归档支出凭证,就是这样的规范化流程,才能让一个大公司完善的运行发展。如果没有被公司选中在退款流程中需要查询该款项是否到账如上所说,这时的凭证也必须记录在案。全部凭证录入工作都需要在摘要写明收付款单位的全称,开发票至少需要录入开具单位的全称、项目及金额。

在过去,手动录入数据的时代,财务人员工作压力很大,需要长期进行枯燥劳动,工作内容简单重复毫无科技含量,劳动效率低下受时代与科技限制,职能部门、人力资源部门与业务部门都存在类似的情况。比如业务部门要收集开票信息,提交给财务人员,财务部门才能开出购买发票或者服务费。如果投标失败,需要退还保证金,业务部门需要先将退款单位列出明细,记录归档然后交给财务部门进行处理

随着公司发展,业务规模扩大,每年业务量日益增加,导致业务人员和财务人员工作量剧增,手工录入业务也出现较多错误。公司在这时使用项目管理系统,按业务模块设计代理的工作流程,既规范了工作程序,又降低了录入出错率,使公司业务得以高效进行。尽管如此,项目管理系统并没有实现与网上银行和财务电算化软件进行对接。

(二)运用会计信息化逐步向管理会计转型

要促进公司更好更快发展,就需要提高业务办理的效率,在OA系统逐渐平稳成熟后,公司在财务部门进行财务信息化建设。结合成套公司财务日常核算工作量大的特点,我们考虑利用每个环节能够收集到的信息和工作规律,设计编辑应用程序,实现批量生成凭证和自动银行对账,提高工作效率及准确性,提升财务管理水平。

首先是自动生成收付款凭证。成套公司财务部门九成以上的工作都是接收、退还招投标保证金。因为在业务过程中与银行要打很多交道,工作流程与表格格式固定。由出纳人员对前一天的银行业务按收标书款、退标书款、收保证金、退保证金四类业务进行分类,将分类后的银行信息传递给会计人员,会计人员收到银行信息后,引入到固定模板,自动生成银行收付款凭证。

其次是能够自动开具发票节省手动录入时间。开具发票需要在税务局指定的软件中开票,税务局有统一的格式与相关流程。我们聘请设计人员对系统进行更新,添加了新的功能,可以将公司发票数据直接导入税务局软件中。这样,在开具发票时只需要财务人员一键就能达成批量开票的目的公司内部各部门因为工作需要而开具发票时需要向财务部门报备,由财务部门确认后方可执行。

再次是自动生成收入凭证。开具发票后,根据开具发票的信息做确认收入凭证。确认收入凭证的格式固定,信息来自于发票,实现了自动开票功能,再继续根据开票的信息编辑程序,自动生成确认收入凭证。

最后是自动对账功能。由于成套公司银行收付款笔数非常多,对账工作也会耗费财务人员较多的工作时间。该应用程序在实现了收付款凭证的自动生成的同时,也为银行自动对账打下了良好的基础。通过设定单位名称与金额一致的原则进行自动核销。

通过归纳总结工作的共同点、固定格式、发展规律等,将重复性较强、格式相对固定的工作通过编辑程序进行改善,将手工记录核对工作改为执行程序自动生成。这样不仅缩短了手工记录核对工作时间,减少手工工作产生的错误,也提高了财务工作效率,加快了公司招标业务的流转时间。在性价比上,开发软件花费的上万元与开发EEP几百万上千万的研发成本更划算。实现自动生成凭证后,会计凭证的编制时间比以前提高了50%~300%,核算准确率能达到99%,业务流转的时间缩短了15天。

自动生成收付款凭证、自动开具发票、自动生成收入凭证、自动对账的功能,在经历了提出方案、设计编程、实施测试、优化改进、稳定运行几个阶段,软件界面功能清晰,使用方法简单,达到了预期的效果。

自动生成收付款凭证、自动开具发票、自动生成收入凭证、自动对账的功能从根本上解决了财务人员繁重而重复多次的凭证录入和查询工作;基本解决了业务模块与财务电算化软件的自动对接,达到了财务信息化设计的目标。

从重复工作解脱出来的财务人员也可以进一步升级,向财务控制方面发展。可以说,此次软件开发对公司财务职能转型奠定了扎实的基础。从行业推广方面看,该项目对招标类企业的财务核算具有借鉴意义。在特定情况下,成套公司可以由目前的会计基础工作信息化,向财务管理信息化推广,特别是在全面预算考核上,有较强的借鉴意义。

(三)目前的会计信息化存在的主要问题

1.缺乏完整的系统性自动开发生成收付款凭证、自动开具发票、自动生成收入凭证、自动对账的功能,在实际使用过程中发挥良好。但由于该软件没有和网上银行以及财务电算化软件进行充分对接,导致四个功能各自独立运行没有产生联系与牵制。不在一个统一的总程序运行下,业务系统与财务系统仍然有着不同步、不统一的情况发生。为了真正实现业务系统与财务系统完全对接,实现实时自动电算化功能,需要软件开发进一步完善,把办公系统和财务、业务系统的资源整合并进行合理配置。

2.使用范围存在局限性本项目是结合成套公司个体的特点设计的,设计的前提是成套公司业务流程已经发展完成并广泛应用,而业务流程并未与财务软件开发对接。财务部的信息化系统没有实现信息共享,只局限于财务部门内部信息交流,这对实际开展工作有着很大不便。例如,如果客户联系业务部,业务人员就需要去财务部查询资料,之后才能再去联系客户进行下一步交流。如果实现了公司内部各部门信息交流共享,就能大大缩短业务人员去查询资料的时间,提高工作效率。

 

四、未来财务转型目标

在现在的市场中,公司要想在市场竞争中稳稳占据一席之地,就必须紧跟时代发展,主动利用“互联网+”的平台,让招标代理进入新的时代。在财务管理上要更加灵活,利用现代信息技术优化工作流程,降低运营成本,提高工作效率。

当前市场背景下,国内外各大企业普遍推出财务共享方案并加以实施。对于招标企业来说,财务共享中的信息充分交流、实现业务工作一体化相比大型企业的财务共享更能降低人工运营成本,提高工作效率。实现财务业务一体化的信息共享后,财务人员可以用更多的时间转向监督管理,甚至参与公司战略决策的转变。

 

参考文献:

[1]甄长征,简晓宁,闫中军.工程招标代理机构业务开展中存在的问题及建议[J].建筑经济,2010(1).

[2] (美)李杰.工业大数据:工业4.0时代的工业转型与价值创造[R].北京:国家电力投资集团公司,2016.

[3]郭万莉.大数据时代财人员定位与务转型的思考[J].财务与会计,2015(10).

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