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企业合同审核关注的要点
时间:2020-05-20 11:17:11    来源:www.xiandaishangye.cn    浏览次数:    杂志首页    我来说两句()

 王宏丽  中国舰船研究院  北京  100078

摘要市场经济大潮中,企业间的业务往来关系主要是通过签订合同的形式来确定参与交易双方的责权利契约关系。合同签订的好坏直接关系到契约双方的经济利益,因此,在合同签订之前,合作双方对合同条款进行严格的审核检查就显得尤为重要。合同审核是合同管理流程当中非常重要的一个环节,本文从合同审核角度进行讨论,建议企业建立完善的合同审核制度和流程,同时通过应用先进的信息化管理系统,实现企业合同审核的动态监控管理,确保企业合同签订合法合规并且维护了企业自身的经济利益。

关键词合同管理合同审核质量标准违约责任合同标的      

中图分类号:F276.1;F272.3    文献标识码:A    文章编号:1673-5889(2020)12-0123-02

 

一、合同审核的定义和作用

   合同审核是介于合同文本起草后和合同双方签字盖章前交易双方对初步草拟的合同进行检查、审核、修改、增减的合同管理过程。合同审查的宗旨是确保签订的合同对围绕合同标的开展的一系列条款符合法律法规要求、符合企业在交易过程中的正当理由、意识表示清楚不模糊、确定合同内容和和格式的正确性等要求,防止合同约定条款不清楚给后续执行过程中带来侵权行为、赔偿损失等不利条款。合同审核具体包括合同主体审核、合同标的审核、合同数量审核、合同质量标准审核、合同价格审核、合同履约期限审核、违约责任审核、争议解决办法、文字规范性审核、合同签订手续和形式完备性审核、合同生效失效及终止办法等审核。合同审核始终要把握的原则是法律原则,合法合规是合同审核的宗旨。合同审核完善,交易双方可以平等开展交易,达到双方互利共赢的结果。

 

二、合同审核关注要点

(一)建立完善的合同审核制度

    首先,建立完善的合同签订授权制度。企业法人代表作为签订合同的唯一主体,不能再签订各类大小合同的时候亲力亲为,必须要授权委托代理人,一般授权给各职能部门的负责人。授权委托书要明确代理人的姓名、带来权限、带来事项、代理期限等关键要素,授权书必须有授权人和被授权人的签字确认,如果被授权人有事不能正常代理,在征得法定代表人同意的情况下可以将受委托权转移给他人。授权制度可以提高工作效率、节省工作时间。其次,建立合同审核制度和审核流程,审核制度中明确规定审核要点和细节,使得经办人员在进行合同审核的时候有依据可以参考,也知道如何规避风险,合同审核流程要符合单位质量管理文件的规定,在执行上面才是可靠和合理的。合同审核制度是单位内控制度不可缺少的一个环节,是单位内控制度和合同管理走上正规化的重要控制点。第三,在企业内部建立合同文本库和示范文本。合同文本首先要参照国家合同管理部门制定的标准格式文本,在根据企业业务的具体特色,在标准文本上进行增减修改。同时要对企业经常发生的常规性业务类型准备示范文本,每次签订合同时可以直接拿来套用,节省大量工作时间提高工作效率。

建立企业合同审核动态跟踪管理系统

合同审核的动态跟踪管理信息系统给合同签订过程中的各级人员分配审核权限和审核级别和账号角色,实行网上在线审核,使得审核不受时间地点限制,提高合同审核效率,信息系统对合同管理流程进行程序化设计,合同审核的关键风险点都会弹出提示预警对话框,按照合同审批权限自动转移进入相应的职能部门和个人。首先,在信息系统中录入标准化的信息,标准化的合同名称、合同类型、管理单位、负责人、对方单位名称、是否进入招投标程序、项目实施情况的表述等。这些构成合同基本要素的信息都有如实按要求进行填列,方可流程进入下一环节。标准化的规定有利于员工在办理业务时执行起来方便有序。其次,实行标准化以后,企业内部审核业务分工明确责任到人,经办人员按照流程录入合同基础文本信息以后,在线点击提交,可以在系统中看到下一环节的审批人已经审批状态,可以跟踪合同全过程的流程管理。审核流程过程中,根据事先设计好的审批权限,各职能部门审批人员在流程的不同阶段逐级审批,每一层次的审批人都有权限查看自己审批流程之前的情况和本级审批权限下的各类需要附加的佐证材料。如果在本级流程审核中没有问题,审批同意后,系统自动转移到下一审批人,如果审批过程中发现不能通过的问题,可以点击驳回,需要下级审批人或者是第一层级经办人重新处理正确资料重新上传。系统在本级审核通过以后也会通过邮件、短信、微信、QQ等方式通知下一层级审批人有待审批的业务需要处理。审批流程全部走完了之后,经办人员可以打印审批完整的合同单据办理相关业务,财务人员根据合同付款进度办理转款事宜,资产管理部门根据材料物资情况验收货物等。最后,动态审核系统流程中,个层级审核人员的工作动作都被留存在系统当中,企业合同数据也留存在系统当中,企业可以根据这些实时的信息数据进行汇总分析,汇总今年合同签订总额形成合同台账,分析当年合同签订增长额,分析各类产品合同签订比重,分析不同产品合同签订额的增加减少情况,从而确定企业今后的支持方向、明显产品等决策。

 

三、合同审核要点阐述

(一)合同主体审核

     首先,要对对方单位的营业执照已经其年检的情况进行检查,详细关照对方单位主体的合法性,注册是否合法、年检是否延续、营业执照是否被吊销、资产情况调查、工商登记情况调查、不动产登记情况调查以及其经营范围是否包含合同标的。其次,要对对方单位的有关资质进行调查,比如建筑施工企业根据法律法规规定是否具备一级资质,比如承接电信有关业务经营权需要具备电信业务的资格许可证等。再次,对对方的履约能力和筹款能力进行沟通,了解对方流动资金充足情况,了解对方短期债务情况,确保可以按照合同签订日期支付合同款项。

)合同标的物的描述审核

    合同标的是合同要最后交付的物件,对标的描述要特别注意,要重点关注标的物的特征、标的物的质量指标、标的物的规格型号、标的物的数量、标的物的单价、标的物的原产地、标的物的包装等。对标的物所采用的描述语言要具体,不能出现含糊不清的描述,比如房屋装修描述为中等装修、精装修等装饰合同,这样描述没有量化指标,非常容易引起后续的交付纠纷。

)对标的物数量的审核

    合同标的物梳理的描述也应该准备,要选择合适的计量单位和计量方法,并且符合国家管理部门的规定,避免使用比较含糊的计量单位,比如说一批、一套等描述不具体的数量用词,如果必须要使用这类计量单位,要有具体的描述范围对其进行补充完整。实际生活中,经常有对标的物数量描述不清楚和产生的司法纠纷事宜。

)对质量标准的描述

    合同质量标准主要强调的是合同采用的是什么标准,如果是管理部门有强制性的标准,那么要使用明确的标准代号进行确认,如果有多种通用适用标准的,要在合同中明确使用的是哪一种。合同中应该设置专门的验收条款,明确规定标的物质量检测的方式方法、质量保证期限、条件及质量异议等,尽量避免设置没收质保金、拒绝接受标的物等危险性高的约束条款。

)对合同价格的审核

   合同价格的审核要点是合同计价方式要明确,比如说建筑施工类合同要约定是固定价格计价还是成本加成计价还是工程量清单计价,一般的商品买卖合同一般采用的是商品单价的方式计量。在履约过程中如果遇到价格上涨或者价格下跌,双方还是要按照约定的价格来执行合同条款,不按照合同执行则需要承担违约责任。

)合同履约期限的审核

   合同签订时要明确合同的生效条件,合同开始履行责任的条件、合同竣工的条件以及合同服务期限以及合同质量保证期限等服务期限条款,同时也要明确企业拖延工期、延期交付标的物需要承担的赔偿责任,督促合同承接单位履行承诺。履约超过合同规定的期限,是需要根据争议解决的办法,违约方要承担赔偿责任。

)合同担保条款的审核

首先,担保方式不清晰、担保范围约定不具体、担保期限规定不明确,在合同约定的保证期间和前款规定的保证期间,债权人未要求保证人承担保证责任的,保证人免除保证责任。首先,合同的担保方式分为保证和连带责任保证。其次,担保的范围包括主债权及利息、违约金、损坏赔偿金和实现债权的费用最后,一般保证的保证人与债权人未约定保证期间的,保证期间为主债务履行期届满之日起六个月。连带责任保证的保证人与债权人未约定保证期间的,债权人有权自主债务履行期届满之日起六个月内要求保证人承担保证责任。

)违约责任条款的审核

   合同签订后,有可能后期遇到各种突发情况无法正常履约,因此加强对违约责任条款的描述和审核是很有必要的。违约责任要对甲方和乙方各自的违约责任进行描述,唯有如此,双方在不可抗力或者其他主观原因造成合同不能执行的时候,可以通过合同约定的条件解决纠纷问题,确定违约金的具体数额及计算方法。合同的任何一方因为违约需要承担违约责任是首先需要合同交易双方自行协商解决,如果解决不好需要仲裁机构或者法院责令其强制执行。

)合同争议解决办法

   合同履行期间会可能出现交易双方的争议,双方如果提前在合同中约定了争议解决的办法,在双方发生争议时可以根据合同约定的条款进行协商或者调解的方式解决争议,或者说选择仲裁或者选择诉讼方式解决争议,比如说指定某个仲裁机构对双方纠纷进行仲裁,或者确定哪个法院对诉讼方案进行判决等等,这些细节性的问题如果规定的详尽具体,会提高后续解决争议的效率和节省时间。

 

四、结语

企业通过签订合同来开展经济业务,提高企业的合同管理能力对保障企业经济利益起到至关重要的作用。合同审核是合同管理工作的基础,企业管理层、法务部门、财务部门、业务承接和业务外包部门都要重视对合同条款的审核,减少合同签订过程中的疏忽、漏洞、过失给企业带来经济损失和赔偿责任,确保企业经济利益得到维护和保障。

 

参考文献

[1]李丽英.企业内部控制环境下的合同管理研究[J].财会学习,2012(08).

[2]毕志华,陈剑平,赵帅.浅谈现代企业中的合同管理[J].科技情报开发与经济,2007(31).

[3]余灿,陈丽,夏午宁.基于风险管理视角的高校经济合同审核研究[N].湖北广播电视大学学报,2013(10).

[4]程秋梅.论法制视域下高校经济合同管理 [J].教育财会研究,2009(4).

[5]史为业.高校合同管理的路径探析[J].会计之友,2010(10).

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