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浅谈社会转型时期人事档案管理制度的改革
时间:2019-02-05 22:38:25    来源:www.xiandaishangye.cn    浏览次数:    杂志首页    我来说两句()

 浅谈社会转型时期人事档案管理制度的改革

袁歆  湖北省卫生计生宣传教育中心  湖北武汉  430077 
 
摘要:在国家的飞速发展下,对许多单位管理要求更加严格,管理应该跟随信息化时代的发展,做到合理创新,不断进步,在优化各种档案管理硬件设施的基础上,还要进行软件创新,及时更新信息设备,将繁杂的数据任务交给电子设备,解脱人力劳动,将人力资源安排到更需要的地方。在我国经济发展背景下,对事业单位的要求越来越高,对制度的改革创新也刻不容缓地进行,人事档案管理关系到过去和未来的发展,是重点任务。在社会转型时期人事档案管理制度的改革刻不容缓。
 
关键词:社会转型;人事档案管理;改革
 
引言:
事业单位档案反映了事业单位的各种信息资源,是事业单位重要的资产,对档案管理的优劣程度影响事业单位之后的发展,新技术的发明,新管理理念的诞生,新思维的发现都是档案管理创新的源泉动力,也是档案管理必须改革去适应的原因。为了充分发挥档案管理的作用,可以让事业单位高速发展,高效运作,本文分析了新形势下事业单位办公室档案管理的现状和创新的重点方法。
 
一、人事档案制度管理存在的问题
办公室档案对事业单位发展具有重大影响,档案可以给员工及上级提供充分的信息,可以从中把握商机,帮助员工更好地做出决策;也可以通过档案整理总结之前的经验,评价工作绩效,为以后的改正提供帮助;还可以方便各部门之间的沟通,资料传输便捷,档案管理不是简单地数据资料叠加,而是一个动态化的资料组合,目前档案管理还有诸多缺陷,所以需要改革创新,完善制度,提高单位的工作效率。
(一)档案管理信息化建设落后
现代信息技术的高速发展使电子技术在各大领域都相应普及,档案管理几乎都由原来的纸质资料变为电子文档,但是还有一些档案管理采用传统的方式,导致档案收集、整理、搜寻等过程都非常缓慢,不可能为急迫的决策提供有利参考,而有些档案管理的信息化流于表面,只是从纸质的堆积变成电子文稿的堆积,并不能应用信息化手段做出创新贡献,不能动态化的提供信息。人事档案管理起来纷繁复杂,极大程度上加大了人事专员的工作量。档案管理制度的不健全、不合理,信息化建设不是一朝一夕能够完成的,需要不断改革,不断更新,才能为人们所用,档案管理的工作量很大,信息化建设的不断完善有利于人事专员的效率不断提高,人事档案管理的组织和制定需要我们的共同努力,落后的信息化管理制度不仅妨碍人事单位的正常工作,还会耽误办事时间,办事效率大大降低,信息化建设在极大程度上十分落后。
(二)档案管理缺少专门工作人员
目前很多档案管理工作是身兼数职的员工或是临时工兼职工在做,没有条理性完整性,经常造成疏忽,而且不固定的不专业人员对于电子设备的熟悉程度不高,可能不会利用信息化的档案管理设施,缺乏了及时快速整理档案的能力。临时工等流动人员也给档案的安全性带来了威胁,可能会造成机密信息泄露的风险,所以档案管理需要专门的岗位和专业的员工。专门的工作人员在档案管理方面也要储备一定的知识,要有缜密的思路,充分清晰的逻辑,只有专门人员的协助,才能在一定程度上充分管理好档案,做好档案相关的工作。
(三)档案管理意识淡薄
事业单位在公司经营中可能更看重直接的效益,对基础档案资料的管理不够重视,档案管理部门经常是被精简的对象,对档案管理的资金投入也少,造成了档案管理工作滞后的局面,单位在档案管理收集方面一直处于被动状态,没有认识到收集资料的重要性导致档案管理职能的缺失。档案管理意识十分淡薄的话会对我们的日常工作造成一定程度上的影响,这也是在我国普遍存在的问题。
 
二、新形势下办公室档案管理创新的策略
(一)加强办公室档案管理的信息化水平
在现代科学技术的飞速发展背景下,计算机技术得到了广泛的应用,档案管理工作实行信息化管理也是当代社会对档案信息管理需求日益增强的客观需求。各事业单位要求信息要准确快速的传递,可以及时抓住商机,所以信息化电子化管理的改革刻不容缓。档案资料的数据修改复制、图文转换等都可以应用信息化设备快速完成,通过打印技术也可以实现电子和纸质的同时留存,不同级别的单位管理人员之间可以通过信息设备快速地共享信息,改进决策。事业单位还可以在公司网站上实现档案的一定量的透明公开,让每一个市民都可以关注监督单位的营业进程,方便大众,只有办公室档案管理的信息化水平不断提高,才能加强我国档案管理的制度提升,不断提高我国人事专员的办事水平和办事效率,进一步促进我国在社会转型时期人事档案管理制度的改革,进一步促进我国改革开放事业的不断发展,提高我国档案管理人员的综合素养,提升相关工作人员的综合素养。
(二)提升档案管理人员的综合素养
事业单位办公室档案管理工作水平的优劣决定了事业单位的工作情况和未来发展趋势,因此要想更好的管理办公室档案工作,提升相关工作人员的综合素养是一个必要措施。档案管理工作有一定的复杂性系统性,所以对于档案管理人员的要求非常高,公司要注重培养员工的工作能力和经验,多开展各项培训学习活动,提升档案管理队伍的专业程度。可以通过以老人带新人的方法,充分利用公司的人力资源,更好地应对这一系统性强,综合性高的工作。
(三)健全完善档案管理制度
首先是建立的各项制度必须要具有合理性和科学性,必须要符合本单位档案管理工作实际需要。其次是简明、实用,可操作。制定的制度必须要具有良好的可操作性,方便实用、简单易行才可以更好的发挥规章制度的指导和规范作用。再次是坚持制度约束的地位平等性。制定的规章制度要求既要约束职工也要约束领导,职工和领导为制度的主要执行者和主要制定者,坚持制度约東的地位平等性,是制度顺利执行的重要保障。最后是奖惩分明。档案部门在规章制度中既是管理者又是执行者,所以在规章制度的执行过程中,档案部门要保证制度执行的严肃性和公平性,做到有功必奖,有过必惩,奖惩分明。
 
三、人事档案管理制度改革的重要性和意义
新形势下,随着数字化进程的不断加快,事业单位档案管理信息化是顺应时代发展的必然趋势,而事业单位的改革也离不开计算机技术的支持,所以档案管理的信息化是顺应单位改革的必然要求,信息化档案管理可以解决传统的而繁杂的纸质工作,所以档案管理信息化是新形势下的发展需要。人事档案管理是人力资源管理必不可少的一部分,作为公共政策的人事档案管理制度,面对新环境必须做出有效回应,能够更加有效率处理个人与个人、个人与集体、集体与国家之间的关系,建立公开公正的档案制度,这样可以充分保障每一个公民对于自己档案的基本权利,更大程度上发挥人力资源信息管理制度的优越性,让我国人口资源的潜在优势转化为现实的人才优势,促进人力资源的有效配置。
 
四、结论
事业单位的档案管理工作作为事业单位的一个重要组成部分,它能否有效开展关系到此事业单位能否长久稳定的发展,所以对档案管理工作有效的改革创新势在必行,档案管理的发展必须是顺应新形势下的社会发展需求的,要利用新技术,新思想,新理念,不断加强办公室档案的合理创新,推动办公室档案管理工作的发展,从而保证事业单位的可持续发展。
 
参考文献
[1]王晶.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].现代营销(学苑版),2013(12). 
[2]高真.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].办公室业务,2018(12). 
[3]张宝燕.事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2015(01).
[4]余慧琼,曹春莲,李霞.浅谈社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新[J].办公室业务,2018(12).
[5]沈卫. 论社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新[D].复旦大学,2010.
 
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