袁桂花   福建省老年医院财务科会计    350003  

 摘要：医院会计档案是客观反映医院经济发展，核算各项指标的重要依据，医院要建立健全会计档案立卷、归档、调阅、保存和销毁制度，切实把医院会计档案管好和用好,使会计档案的管理工作更好地促进医院和谐发展。

 关键词：医院 会计档案 管理

    一、医院会计档案管理的内容

    医院会计档案是医院在会计活动中的产物，是医院会计人员依法对医院日常经济活动进行真实、准确、完整、连续的记录登记，是客观反映医院经济发展，核算各项指标的重要依据。会计档案归档范围主要为综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表及分析、工资清册等其他会计核算专业资料，以及会计档案移交清册、保管清册和销毁清册，还包括会计电算化后形成的电子财务档案。会计档案管理分为收集、立卷整理、归档、保管、调阅、移交、销毁。

    二、医院会计档案管理的重要性

    在医院的经济活动中，会计档案具有重要的作用。对内为本单位预算的执行、成本费用的控制、各科室收支情况的考评、会计分析的开展提供完整的数字依据，同时也是总结经营管理经验的重要参考资料和对单位领导、负责人任期考评的重要资料。对外作为本单位遵守财经纪律、经营管理情况的真实反映。

    三、医院会计档案管理存在的问题

    1.客观环境的限制：首先，相关责任部门及人员重视程度不足，综合档案室极少主动参与监督财务会计档案管理。其次，档案库房不符合规定的外在环境条件，导致霉变等速度加快，不利于档案保管。

2.缺少具体制度规范，责任落实：档案管理随意性很大，医院虽然制定了会计档案管理办法，但缺乏切实可行的会计档案管理制度实施细则指导具体工作，规范管理流程和要求。

3.电子财务档案未纳入管理范围：档案管理内容不完整，目前医院以软盘、光盘等介质存储的电子财务数据，包括会计凭证、账簿及程式和会计数据库等，没有相关制度指导归档；同时会计电算化软件系统名称、版本号、与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡及手册等全套资料也散落在各管理人员中。

4.档案管理员因素：档案管理人员多为兼职，无法细化管理工作，由于查阅频繁、分身乏术，任由科室内部人员随意借阅，导致监督和管理存在薄落环节。

    四、如何加强医院会计档案管理

    1.转变观念，加以重视：会计档案的安全和保密尤为重要，若有缺失或损毁，将给医院带来不可估量的损失。因此，院领导和部门负责人要充分重视会计档案的管理。首先，档案库房不能潮湿，配备专门档案陈列柜进行陈列存放；同时配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施。其次，要设置专职的会计档案管理岗位，配备专业人员管理会计档案，负责会计档案的接收、编号、登记造册等。

   2.依法的原则，建立严格的档案管理制度：医院要根据《会计法》、《档案法》、《会计档案管理办法》、《医院会计制度》等法律法规，建立健全会计档案的立卷、归档、保存、调阅、销毁等相关制度，切实管好、用好医院会计档案。首先，每月按时装订会计凭证，年度终了后将会计账簿，会计报表按时装订成册，整理立卷、编制会计档案保管清册，及时将会计资料交给档案管理中心。其次，医院档案管理中心对收到的会计资料要认真清点、仔细挑选、分门别类、有序存放。从单位实际情况出发，可选择按年度分类法，把每一会计年度档案分为凭证、账簿、报表、其他会计资料四大类按“年”（所属年度）、“类”（所属类别）、“限”（保管期限）进行排列编号，也可按部门科室分类法，以科室为单位将每一年度会计凭、账簿、报表、其他会计资料按时间先后顺序依次排列，进行编号，表明起止页码并输入电脑，统一管理。第三，严格会计档案的使用制度，会计档案调阅要有严格的审批手续，不得私自借阅。一般在档案中心查阅。外单位借阅原件不得带出，确实需要带出者应有相关部门负责人以及当事人签字。最后，根据《会计档案管理办法》，会计档案保管期限分永久和定期两类，档案管理中心仔细核对每种会计档案年限，对到期需销毁的会计档案进行归集，报财务部门、上级主管部门，经批准后统一销毁、注销登记。

    3.加快会计电子档案管理立法：随着社会科技的进步，使用磁性介质保存会计信息的现象越来越多，因此应尽快立法规范会计电子档案的管理。首先，认真界定电算会计档案的内容范围。医院电算化会计档案的内容应当包括：（1）一切有关会计业务的原始凭证，手工填制或计算机打印输出的各种记账凭证、会计账簿、会计报表等资料。（2）电算化会计系统的所有与硬件和软件有关的全套文档资料，包括计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型；计算机操作系统、网络操作系统、汉字操作系统等；会计软件的版本号，销售与维护公司的名称、地址、电话、联系人以及与会计软件系统相配套的各种说明书及使用手册：有关的程序文件、数据结构文件。（3）各时期的分析对比资料，各种相关的经济合同，财务会计文书文件及记载财务会计数据的其他书面文件。（4）存储在计算机硬盘内或脱机外储存在磁盘、磁带光盘等递质上的源程序、目标程序、会计数据备份等文件资料。对于接受入库的磁性介质电算化会计档案安装人特制的软件盒，磁盘装入盒内应松紧适度，且需存放在特制的防磁档案柜，存放这些电算化会计档案的库房环境，保持适宜的温度、湿度，还要保持清洁卫生。其次，完善会计电算化档案管理的配套规章。目前，我国关于电算化会计信息系统的法规有《会计电算化管理办法》、《会计核算构件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》等，随着会计电算化的普及，对会计文档的保管责任也要做出进一步的约束，制定出相应的规章。

   4.加强档案管理人员的培训：医院会计档案管理人员要加强学习，提高素质。医院会计档案人员要掌握会计和档案两方面专业知识。如果是财务科兼职档案管理员，要对其进行相关知识培训，提高其档案管理水平。同时档案管理人员要将会计档案管理做好作为自己的工作职责和任务，树立责任意识，积极主动地做好医院会计档案管理工作。

参考文献

1 潘统利;关于医院如何加强内部会计控制的思考[J];大众科技;2005年09期

2 郑彩霞;健全医院会计内部控制的若干对策[J];市场周刊.管理探索;2005年06期