关于加强新开店财务管理工作的思考
发布时间：2022-05-25 点击：
发布：《现代商业》杂志社
董方 徐州金鹰国际实业有限公司 221005
摘 要：财务管理是新开店的一项重要工作，本文基于集团商业连锁的发展和成功经验的基础上，就新开店如何搞好财务管理工作作如下探讨。
关键词：财务管理；商业集团；思考
作为企业重要管理活动的财务管理要围绕在更好地为企业谋发展，缩短投资收回期，尽快地收回投资，从而实现企业利润最大化；强化财务核算与监督职能，在抓好资金使用和管理的基础上，有针对性地强化管理职能，为企业全面健康发展提供坚实保障。新开店的财务管理工作主要担负着收银保障、费用报销、帐务处理、资产摊销、合同审核、商品编码的生成与审核等大量工作，涉及到方方面面，因此这些工作的有效、有序开展为中心正常运转、规范经营、健康发展起到决定性作用，如材料入帐问题，第一笔物资入库做入库单时就要严格按照价税分离的原则将不含税价作为入库成本，如开具普通发票的则按含税价入库这样才能保证材料台帐和明细帐准确，做到帐帐相符、帐实相符，为今后的资产盘点、报废等工作顺利开展打下坚实基础；再如合同审核与商品编码的生成，如果合同审核滞后或出现错误都会影响商品编码的正常生成，从而影响商品正常销售，同时如合同审核中对租赁、经销、特卖等未按合同类别或要求录入而造成的错误未能及时发现并修改，在审核生效后会影响销售数据的分析结果的准确性。基于以上要点总结出财务工作岗位分工中的三大块同时也是新开店财务工作的三大重点内容：即收银管理、商品会计和中心会计，下面将分别阐述。
一、收银管理
收银是财务工作的重中之重，也是整个新开店工作的重要一环。新店开业时收银队伍尚处于不稳定期，收银员对新店的工作环境、工作压力以及要面临的问题都较模糊，存在观望和等待心理，此时工作积极和主动性还不能发挥到最佳水平，因此针对这种情况要着重从如下方面予以解决。首先是思想动员，包括开业前期人资部门和培训组织者的思想动员，还包括部门收银主管进行的思想动员。虽然思想动员不一定能彻底消除收银员的不稳定情绪，但能使他们放松高压思想以及树立珍惜现状的意识，为在正式开业时能轻装上阵，工作起来不畏首畏尾，对顾客解释时不会语无伦次等起到良好作用。当然做好这些还需实践能力支撑，这就是第二方面，加强业务技能培训和为顾客服务能力的提高。收银是一个操作性很强的工作，包括收银系统操作、设备简单故障排除、信用卡等的识别、真假币的鉴别、VIP卡积分操作等相关细节，集团和成功分店都有较为成熟、有效的收银服务工作规范等相关制度，如《收银管理工作规范》、《收银服务规范》等，新店初期完全可以参照执行或直接照搬。对开店前期的收银培训要注重实际操作能力的培养，讲十遍不如做一遍，这在前期新开分店中都有实践经验可供借鉴。比如到相关分店帮代实习，完成独立收银操作，尽量接触各种付款方式下的收银处理等，在实战环境中锻炼应变能力、为顾客服务能力，熟悉中心收银特点提前进入状态等。第三是做好考评奖惩机制的执行。收银工作是直接和金钱打交道的工作，多一分少一分都直接关系到中心利益，为确保中心利益，对出现失误人员不仅要补偿中心损失还要进行适当处罚，要让他们消除“做错事只要交点罚款就没事了”的错误思想，清醒认识到加强业务技能和端正工作态度的重要性和必要性，将工作规范和服务意识逐渐成为习惯性行为，走上工作岗位就本能地进入最佳工作状态。
收银工作还有一项重点内容就是总收银的前期准备，包括相关制度规范的制订、执行以及解释工作、相关表单的填制和上报工作、配合相关部门做好收银设备的安装和检测工作，收银路线以及备用金管理、零钞准备等，都要在开店前期逐一落实，同时要关注落实进度和信息反馈。
二、商品会计（含合同会计）
商品会计和合同会计的工作内容和特点决定了既是为前台做好相关服务又是为后台有效管理打好基础，可以说是起到承上启下的作用。
新店开业前期这两块工作主要是做好合同审核（此处审核仅指合同ERP审核），生成商品编码，为商品正常销售和数据分析问题作好准备。商品合同是中心正常经营包括后期核算等一系列工作的起点，因此录入规范与严格审核具有很大的重要性，集团和各分店曾下发和制订过《经济合同管理制度》、《经济合同管理办法》等，可参照执行。由于新开店前期将会有大量的新签合同要录入、审核，工作量大任务繁重，商管部门在录入时难免出现差错，同时也有可能因不了解财务核算要求而录入错误，这都要求合同会计具有深邃的洞察力、敏锐的观察力和坚决的执行力。合同会计自身要加强合同管理制度的学习，如合同编码规则，不同合同号的含义等，同时还要针对相关细节做好整理和记录，尤其是ERP中合同录入要仔细研究，熟记于心，避免错误合同审核通过。并严格按制度按规范操作，借鉴成功店完善的工作流程，把好合同关，对不合格合同及时打回。为达到这一要求前期培训工作尤为重要，建议实习期间能提供更多的实战锻炼，这样才能对不同错误情况有所了解进而做好合同审核工作。比如针对ERP合同录入界面中，该合同的供应商信息、合同类别、楼层、结算方式、目标销售、各种费用指标、合同扣率等，存在一处差错产生将会直接影响编码生成，同时会影响前台销售数据，还会影响后台数据分析等一系列错误产生。这至今还没有一份完整的合同录入细节操作规范性文件或资料，只能根据实践经验进行传授和把握，这也是做好合同审核工作的关键点。
商品会计在开业初期的职责就是根据合同生成大量的商品编码，在生成编码时要严格按照规范操作，如流水号的生成、合同号的录入、条码录入、柜组的选择以及商品税率和消费税标志等细节，生编码相对于合同审核较简单，商品会计也较易掌握。对于临时费用的录入审核，要严格按照帐务核算要求，对规范合理的使用费用项目为财务核算及相应税款交纳都起到重要作用。另在开业初期会出现促销费用的收取问题，也就是商品会计关于促销非正式合同的审核，要根据营业部提供的已审批资料进行ERP审核，此时的审核直接关系到供应商的利益和中心利益，影响到后台毛利率的高低，因此要注重细致程度，避免出现遗漏和错误，这块工作最好也在实习阶段通过实战来掌握。
三、中心会计
中心会计涉及多个岗位，他们主要从事整个中心帐务核算、财务数据提供、报表生成及财务分析等工作的主要部分。在前期会有大量费用报销凭据和资产的入库及摊销处理工作，此时要重点注重现金的安全和相关资产的初始计量工作，根据发生的相关业务性质及资产类别及时准确进行会计核算，如材料物资入库等，这些工作规范如在初期能严格执行那对以后相关材料物资核算工作起到非常重要的作用。还有许多规范性工作内容，严格按要求按流程执行，如开始就没理顺或按错误流程处理相关业务，则会严重影响今后工作的效率和效果。但是在实际操作中往往会由于工作人员的理解偏差或执行相关流程不严谨而造成工作进度受阻，此时最关键的就是及时给予客观、公正的指正。
银行开户、纳税事项及发票准备。银行户头开设在公司注册登记时就已完成，此时重点要做好银行关系维护，沟通相关资金入帐细节，保证中心银资金能够安全、及时、准确到帐。合理预计销售规模和交易笔数，根据业务性质及时申购、印制一定数量的各类发票，包括增值税专用发票、零售业普通发票、服务业发票以及卷式收银机专用发票等，并做好登记、领用记录。事先沟通调试防伪税控开票，对发票开具人员进行相关知识和业务技能的培训等。根据当地相关规定积极申请有关的税收优惠政策，节约现金流提高中心利润水平。
各种卡券的准备、银联相关设备的获取和网络终端开通等工作。积分卡和促销券、内购券、免费停车券、买抵券等在中心要视同现金管理，对制作、领用、发放和收回每一个环节都要严格按规范执行，同时要做好相关稽核盘点工作，确保存放安全和规范使用。与客服工作、收银工作相配合做好团购的工作，预留团购室，完善设施做好对客接待。积分卡的销售不仅带来当期的现金流，更为中心今后的业绩发挥提供坚实的保障，因此怎样更好的做好宣传，完善积分卡各项制度，做好顾客的购物卡各环节的工作尤为重要。目前支付方式中银行卡占比逐步提高，有些分店银行卡支付占第一位，因此必须提前与银联搞好沟通，确保网络畅通、进帐及时，熟练掌握顾客的退货款返卡的具体操作流程，以便作好对客解释。
财务工作是保障中心正常经营、健康运行、快速成长的重要一环，相关工作要在内部控制制度的规范下充分做好协作和执行，开店初期要保证按部就班的工作模式，谨慎考虑创新式工作，当然在继承老店工作经验的基础上，合理吸取精华，稳步改进工作方法，在熟练掌握好基本规范的基础上再思考工作创新，提高工作效率为公司可持续发展保驾护航。
参考文献：
1、王 昊 浅议商业企业的财务管理 经济技术协作信息 2009（12）
2、尹晓飒 加强商业企业财务管理 提高经济效益 现代商业2010（33）
